КОММУНИКАЦИИ

В условиях дистанционной работы одним из основных инструментов коммуникации и синхронизации в команде становятся чаты, мессенджеры, приложения для голосовой и видеосвязи, а также сервисы для онлайн-конференций.

По каким правилам играть:

Коммуникация в удалённой команде
Работа и коммуникации в удаленных командах: проблемы и решения

Видеосвязь и конференции
Связь - это основной компонент дистанционной работы. С помощью сервисов видеосвязи вы можете проводить совещания, собеседования, встречи с партнерами и небольшие онлайн-конференции.

Zoom сервис дистанционной конференц-связи

Skype сервис текстовой, голосовой и видеосвязи

Google Hangouts - ПО для мгновенного обмена сообщениями и конференц-связи

Mango Talker - бесплатный софтфон и корпоративный мессенджер от Mango Office в едином приложении, позволяющий из дома принимать и делать звонки с офисного номера - как для общения с клиентами, так и оперативной связи внутри команды. А также вести рабочие чаты, участвовать в аудио- и видеоконференциях, включать запись разговоров.

Zapisano - сервис для расшифровки записей онлайн-конференций или онлайн-совещаний в текст.

Calendly - помогает запланировать встречи без продолжительных согласований по почте.

Virtual Office - сервис для создания и установки брендированных фонов на ваши конференции в Zoom.

Krisp - сервис блокирует все посторонние шумы во время онлайн-конференции или совещания.

Loom - сервис, позволяющий внести правки или комментарии в презентацию коллеги прямо во время совещания.


ПРАВИЛА ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ
  • Поддерживайте групповую коммуникацию
  • Присутствие на работе равно присутствию онлайн в коммуникационном сервисе
  • Каждое утро видеоконференция всей командой для постановки задач и синхронизации подразделений
  • Сотрудники делятся результатами за прошлый день и планами на текущий и следующий
  • Обсуждайте вопросы, которые важно проговорить всем вместе
  • Делитесь успехами и результатами с командой
  • Соблюдайте жесткий регламент таких конференций - от 2 до 5 минут на каждого спикера в зависимости от размера команды, иначе весь рабочий день превратится в одну сплошную коммуникацию
  • Регулярные видеозвонки онлайн с сотрудниками
  • Обсуждается статус задач
  • Решайте сложные вопросы
  • Решайте личные вопросы
  • Включенное видео на всех встречах очень важно для достижения максимального контакта
Совещания и брейнстормы онлайн
Tellsy - софт для подготовки и проведения мероприятий с опросами, дискуссиями, мозговыми штурмами и обучением навыкам продаж
Мессенджеры
Мессенджеры используются для коммуникаций по узким рабочим вопросам внутри команды или для общения с группой клиентов. Закон позволяет квалифицировать договоренности, достигнутые в мессенджерах, и как факт переговоров, и даже как оферту.

Whatsapp - бесплатная система мгновенного обмена текстовыми сообщениями с поддержкой голосовой и видеосвязи. Можно создавать группы и голосовые конференции с небольшим числом участников.

Telegram - мессенджер для обмена сообщениями и медиафайлами. Для работы требуется подключение по VPN.

Slack корпоративный мессенджер. Поддерживает интеграцию с почти 100 сторонними сервисами, такими как Dropbox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Google Hangouts, Twitter, Trello, MailChimp, Heroku, Jira.

Myteam
- корпоративный мессенджер от Mail.ru. Бесплатный доступ для всех организаций на время карантина.
Microsoft Teams - корпоративная платформа: чаты, встречи, заметки и вложения. По функционалу приближена к Slack.

ПРАВИЛА ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ
  • Заранее подготовьте и приведите в порядок чаты по всем темам, проектам и процессам. Проверьте, чтобы все сотрудники присоединились к тому или иному чату. Если это Slack или Teams - настройте все треды и присоедините туда всех сотрудников.
Отправка почты онлайн
Почта России
Оформление посылки онлайн и бесконтактная отправка/приемка посылок для интернет-магазинов и другого бизнесаОтправка электронного заказного письма
Сервис "Электронное Заказное Письмо" гарантирует мгновенное получение и отправку писем в адрес государственных органов и организаций с сохранением юридической значимости и мониторингом статуса письма
Онлайн-подписка на издания
Подписка онлайн позволяет удаленно оформить бесконтактную доставку подписных изданий в адрес пользователя или соц. учреждения из любого региона РФ
Сервисы удаленного доступа к компьютерам
Ammyy - программа позволяет быстро и безопасно получить удаленный доступ к компьютеру или серверу через Интернет и управлять ими в режиме реального времени. Вы можете дистанционно работать с удаленным рабочим столом, как-будто находитесь прямо за ним.

Team Viewer
- быстрые и безопасные решения для удаленного доступа и поддержки, которые подойдут для любых целей. Благодаря инновациям в технологии и необычайно быстрой и надежной глобальной сети мы делаем мир меньше — прокладывая путь в направлении действительно глобального пространства для работы.

Screen - работайте вместе, как будто вы в одной комнате. Быстрый обмен экранами с многопользовательским управлением, рисованием и видео.
Психологическая поддержка сотрудников
Как руководителю сохранить вовлечённость сотрудников на удаленке? Какие ошибки в коммуникациях мешают эффективной работе на удаленке? Как выстроить баланс работы и личной жизни?

Psy Pro - профессиональные психологические услуги.
  • Корпоративные программы поддержки сотрудников
  • Персональные консультации психологов с опытом поддержки в условиях дистанционной работы

YouTalk — онлайн-консультирование с психологом.
  • Подбор специалиста на основании индивидуального запроса
  • Неограниченная переписка с психологом в WhatsApp или Telegram
  • Видео и аудио сессии в Skype

Понимаю - дистанционная психологическая помощь в рамках понимающей психотерапии
  • Программы поддержки сотрудников для бизнеса
  • Круглосуточный специализированный колл-центр
  • Построение системы коммуникаций с персоналом

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Сервисы управления проектами — это один из важнейших компонентов для эффективной работы сотрудников в цифровой среде. На рынке существует не менее сотни таких программ, их функционал позволяет: 1.ставить задачи и контролировать ход работы над проектом 2.взаимодействовать между собой участникам проекта 3.поддерживать отношения с клиентом или внутренним заказчиком (CRM) - и легко вписывается в любые бизнес-процессы как крупных компаний, так и малого бизнеса.

По каким правилам играть:

10 инструментов для управления проектами: эффективность, постановка задач и общение
13 самых популярных сервисов для управления проектами

Трекеры
Практически любой процесс — от разработки приложения до согласования документов — в Трекере можно сделать прозрачным и удобным для всех участников.

Trello - очень простой и понятный сервис, который позволяет видеть весь проект в общем и понимать, на какой стадии находится та или иная часть проекта.

Yandex.Трекер - система для организации работы в компании: распределения ресурсов и контроля выполнения задач.

Jira - популярный среди разработчиков инструмент для отслеживания задач по проекту. К бесплатной версии предлагается облако на 2Гб.

Redmine - открытое приложение для работы проектных команд, но потребуется время на освоение. Скорее всего, ваш сисадмин знает как пользоваться Redmine.
Инструменты для командной работы
Miro - платформа для коллаборации. В бесплатную версию можно завести 3 проекта и неограниченное число сотрудников.

Mindmeister - онлайн-инструмент, который позволяет разрабатывать и делиться идеями визуально. Используется для работы в маркетинге, консалтинге, HR, IT-разработке, социальных проектах и образовании.

MS Project - простой, функциональный и доступный сервис по управлению проектами любой сложности.

Evernote - сервис позволяет собирать любые данные со всей команды. Одно из самых подходящих решений для создания баз знаний.

IQ300 - платформа позволяет организовать дистанционное управление компанией.
  • Имеет инструменты управления задачами и проектами, мессенджер, CRM модуль для управления продажами
  • Разработчики предлагают бесплатный доступ к цифровой платформе бизнес-коммуникаций и управления проектами.
Visary Project - веб-ориентированная система для проектного управления.
  • Позволяет управлять проектами, вести аналитику, редактировать документы, интегрирована с ЭЦП, имеет функцию организации онлайн-митингов и совещаний.
  • Система защищена несколькими уровнями шифрования.
WikiWorks - онлайн-платформа по созданию корпоративного портала и организации базы знаний. Внедрение WikiWorks в рабочий процесс организации, позволяет навести порядок и работать эффективнее.
Подбор и управление удаленной командой
Профессионалы 4.0 - сервис для реализации проектов в гибких командах. Позволяет собирать удаленные команды и управлять ими.

2PSY - online платформа для удаленного тестирования (психодиагностики) сотрудников/соискателей. Все тесты реализованы в соответствии с Российским стандартом тестирования.
Подбор рекомендаций для проектов
Projects.Leader-ID
  • Если у вас есть только идея, презентация или первый прототип, сервис Projects.Leader-ID поможет сделать следующий шаг: подберет экспертов, мероприятия и единомышленников, которые помогут оценить проект, расширить знания, преодолеть сложности и сделать следующий шаг.

РАБОЧИЕ ПРОСТРАНСТВА И ПЛАТФОРМЫ

В этом разделе мы собираем все сервисы, которые помогают организовать работу всех сотрудников офиса в одном месте и полностью перевести работу в дистанционный формат. Такие платформы предлагают единое коммуникационное пространство для всех сотрудников, общий календарь, общее пространство для хранения всех документов, а также общие сервисы для управления складом, продажами, маркетингом и другими процессами компании.

Платформенные решения
Битрикс 24
На Битрикс24 есть инструменты, которые позволят сделать переход комфортным, сохранить скорость рабочих коммуникаций и не потерять контроль.
Разработчики сервиса решили снять ограничение на количество пользователей в бесплатном тарифе Битрикс24.
Специальный портал для обучения

Платформа Mail.ru для бизнеса
Очень насыщенный портфель сервисов для компании - от почты и облачного хранилища до конструктора сайтов и распознавателя лиц с машинным обучением.
Инструкции к сервисам

КРОК: Экспресс-решения для дистанционной работы
Полный комплект решений для быстрого перехода на дистанционную работу:
  • Аудит готовности бизнеса к дистанционной работе
  • Полное обеспечение работы дистанционных сотрудников
  • Роботизация бизнес-процессов
  • Обеспечение информационной безопасности
  • Инфраструктура в аренду

Directum - интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами.

А2Б Система управления бизнесом - информационная система для управления бизнесом А2Б (a2b.su). Программа подходит для совместной работы сотрудников организаций в режиме дистанционной (удаленной) работы.

ПРОДАЖИ И
РАБОТА С КЛИЕНТАМИ

В управлении продажами или отношениями с клиентами поддержка дистанционной работы невозможна без CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами). Сохранение информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними позволит повысить уровень продаж, оптимизировать маркетинг и улучшить обслуживание клиентов на основе анализа собранных данных.

CRM системы
Bitrix24 - обучение работе в Битрикс24

AmoCRM - одна из самых популярных CRM на российском рынке. Интуитивно понятный интерфейс не требует обучения или долгого периода внедрения и адаптации.

Мегаплан - инновационная платформа для ведения проектов, работы с клиентами и настройки бизнес-процессов.

SalesForce - мощная платформа ля работы в маркетинге, продажах, торговле, обслуживании, ИТ и других областях.

Basecamp - один из самых массовых сервисов управления проектами в мире. Лучше всего подходит для компаний, работающих с иностранными подрядчиками и клиентами.

Smarty CRM - облачный сервис по организации работы команд, корпоративный мессенджер, отдел продаж, инструмент по ведению проектов. Промокод: KORONA

RS Balance Дорстрой - специально разработанное решение для дорожно-строительных компаний, которое позволяет контролировать всю работу: отгрузки, приемки, контроль остатков материалов, отслеживать несанкционированные манипуляции с материалами, получать отчеты в режиме реального времени в едином окне по всем территориально распределенным производственным предприятия компании.

КОМПЛЕКС РЕШЕНИЙ ДЛЯ
УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ
ОТ МЕГАФОНА

Все больше компаний переводят своих сотрудников на удаленную работу. Этот неожиданный переход вызывает множество вопросов о том, как сохранить привычные бизнес-процессы.
МегаФон знает, как сохранить непрерывность бизнеса в изменившейся ситуации и предлагает набор проверенных и эффективных решений для наиболее востребованных на сегодня сценариев.

По каким правилам играть:
Как сохранить качество работы в условиях карантина
Сервисы для работы на удаленке


КОМПЛЕКС РЕШЕНИЙ ДЛЯ
УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ ОТ МЕГАФОНА

Взаимодействие сотрудников
Задачи:
  • Комфортные условия для общения сотрудников — как для прямых звонков, так и для групповых собраний.
  • Обеспечение возможностью выполнять ежедневные задачи: обмениваться файлами на общем диске, иметь доступ к рабочей электронной почте.
Платформа для бизнеса - набор услуг для корпоративных коммуникаций, облачного хранения и маркетинговых активностей компании
Видеоконференции - сервис для быстрой организации видео собраний численностью от 2 до 100 участников
Вебинары - сервис для быстрой организации онлайн встреч и выступлений с аудиторией до 1000 слушателей
Безопасный доступ к ресурсам компании
Задачи:
  • Безопасный доступ к корпоративным ресурсам и рабочему месту сотрудников компании.
  • Организация облачной инфраструктуры для удаленной̆ работы и обеспечения быстрого отклика приложений даже при высоких нагрузках
МегаФон Облако позволит быстро развернуть и обеспечить удаленный доступ к корпоративной инфраструктуре любой сложности
Безопасный доступ (APN) предоставляет защищенный канал доступа к вашей корпоративной сети
Защита от DDoS позволит сохранить веб-ресурсы и сетевую инфраструктуру в моменты пиковых нагрузок и удалённой работы
VDI (Virtual Desktop Infrastructure) облачный сервис, на базе которого каждый пользователь компании получает свой собственный виртуальный ПК с удаленным доступом

Работа с клиентами и партнерами
Задачи:
  • Непрерывные продажи и обслуживание клиентов на высоком уровне посредством онлайн-инструментов.
  • Информирование об актуальных рекламных акциях и получение обратной связи.
  • Проведение видеоконференций с партнерами
МегаФон Таргет - сервис таргетированной SMS-рекламы
Мобильная Электронная Подпись - инновационный инструмент подписания электронных документов
Виртуальная АТС организует обработку звонков от клиентов на мобильные номера ваших сотрудников
Контроль работы сотрудников
Задачи:
  • Координация и контроль работы персонала для эффективного использования рабочего времени, постановки задач и анализа их выполнения.
  • Контроль эффективности работы разъездных сотрудников, соблюдения рабочего графика, посещения заданных объектов, а также соблюдения норм безопасности производства, безопасный доступ сотрудников к корпоративным ресурсам с мобильных устройств.
Контроль Кадров позволит вам в любой момент определить местоположение сотрудников, чтобы удалённо координировать их передвижения и работу
МегаФон MDM позволит настроить безопасную мобильную инфраструктуру для удалённой работы с почтой, документами и другими корпоративными задачами
МегаФон DLP - сервис мониторинг и анализ деятельности и рабочего времени сотрудников

БУХГАЛТЕРИЯ И ФИНАНСЫ

На российском рынке существует масса решений по ведению бухгалтерского, управленческого и финансового учета. В подавляющем большинстве наших компаний знают, что это за сервисы, и прекрасно умеют ими пользоваться.
Мы решили остановиться на самых известных из них, а также напоминаем, что многие отечественные банки предлагают бесплатные решения по ведению бухгалтерии онлайн для ИП или малого бизнеса.

Дистанционная работа.
Доступно. Для всех

Дистанционные решения для бухгалтерии и финансов
1С:БизнесСтарт - облачное решение по бухгалтерскому учету для малого бизнеса.
Финолог - сервис для ведения управленческой отчетности.
МоеДело - один из лидеров российского рынка онлайн-бухалтерии. Очень простой и понятный интерфейс, одно из лучших решений для ИП и ООО без сотрудников.
Synerdocs - сервис для обмена электронными документами с контрагентами.
Кнопка - сервис предоставляет услуги бухгалтера, юриста и бизнес-ассистента онлайн

Kontur - все самое нужное для бухгалтера в одном месте. Подходит для малого бизнеса.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Работа с документами в цифровой среде возможна не только в специализированных сервисах типа GoogleDocs или Microsoft Office 360, но и в облачных решениях типа Яндекс.Диск.
В целом организовать совместную работу над документом сейчас довольно легко. Основную сложность для пользователя представляет создание каталога файлов внутри облака и защита от несанкционированного доступа в документ или копирования.

Документооборот
1С: Документооборот - специальная поставка «1С:Документооборота КОРП» со встроенными функциями и методиками для удаленной работы сотрудников
Решения от компании ABBYY
Премиум доступ к ABBYY FineScanner AI на полгода
До 31 июля включительно ABBYY дарит пользователям премиум доступ к мобильному карманному сканеру ABBYY FineScanner AI. Приложение можно использовать, чтобы сканировать документы, распознавать в них текст, ставить подписи, конвертировать файлы в 12 разных форматов и многое другое.

    БЕЗОПАСНОСТЬ

    Для организация безопасного доступа к документам и ресурсам компании потребуется выполнить следующие шаги:
    1. организовать удаленный доступ к конфиденциальной корпоративной информации по защищенному каналу
    2. обеспечить безопасность корпоративных ресурсов
    3. использовать мобильное рабочее место с защитой от перехвата данных
    Существуют готовые решения - коробочные сервисы, предлагающие такую защиту "под ключ", и системы, собранные из различных инструментов под ваши задачи.

    ОБЛАЧНЫЕ СЕРВИСЫ

    "Облако" - это виртуальный сервер, физически расположенный у поставщика услуг, но используемый клиентом для хранения и передачи данных. Облачные пространства предоставляются в аренду с ограничениями по емкости, но у большинства поставщиков есть бесплатные тарифы, которые помогут вам при срочной организации файлового каталога, доступного дистанционным сотрудникам, или групповой работе над документами.

    ЦифроваяГрамотность.рф
    :
    Как пользоваться облачными хранилищами данных


    Облачные сервисы
    Наиболее известные облачные хранилища: Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud, Яндекс.Диск, Облако Mail.Ru, Mega, BOX, pCloud, Files.fm, WDfiles.ru, wdho.ru, Anonfile.com My-Files.Ru

    Яндекс
    Бесплатное пространство 20Гб

    Облако.mail.ru

    Бесплатный тариф 100Гб

    Mail.ru Cloud Solutions
    Безопасная и масштабируемая IT-инфраструктура для разработки и использования облачных приложений

    Cloud Marketplace
    Магазин облачных приложений от Mail.ru Cloud Solutions

    Google.Drive
    Первые 15Гб бесплатно.
    Графика в облаке
    Canva - бесплатный онлайн-редактор, уже пользующийся большой популярностью в России. Его пользователи - многие индивидуальные предприниматели, благотворительные организации и целые коллективы компаний. Canva позволяет создавать команды и работать над дизайн-проектами и управлять графическими материалами вместе с коллегами внутри распределенной команде.

    БИРЖИ ФРИЛАНСЕРОВ И УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ

    При переходе на дистанционную работу компаниям и сотрудникам может понадобиться срочный подбор удаленного персонала или сервис по продаже своих услуг в качестве дистанционного сотрудника. Кроме стандартных рекрутинговых порталов существуют и биржи фрилансеров и удаленной работы.

    Инструменты поиска удаленных сотрудников
    YouDo - через сервис можно найти надежного исполнителя любого профиля.

    Freelance.ru - сервис для найма фрилансеров по всей России.

    Kwork - фриланс-платформа для поиска заказчиков и исполнителей

    FL - крупнейшая биржа фриланса в России

    Фриланс-сервис от Хабра - разработчики, дизайнеры и другие профессионалы ИТ-рынка

    Хотите поделиться своим опытом или сервисом?
    Заполните заявку
    E-mail
    Имя
    Телефон
    Что бы вы хотели предложить?
    Ваше предложение